Privacy statement

In dit document vindt u de uitleg met betrekking tot gegevens die N.S.H.C. Apeliotes verzamelt van haar leden en begunstigende leden. De twee hiervoor genoemde groepen zullen nader aangeduid worden als ‘de leden’. De vereniging verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze voorwaarden, tenzij u hier van tevoren toestemming voor heeft gegeven. Deze privacyverklaring is aan verandering onderhevig en leden moeten om deze reden het privacy statement regelmatig raadplegen. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen zullen in dit document worden gewijzigd en hiervoor wordt opnieuw toestemming gevraagd. Drastische veranderingen in het privacy statement kunnen daardoor niet tussentijds worden aangepast, tenzij voorafgaand aan de verandering toestemming is gevraagd aan de leden die het privacy statement eerder al hebben getekend. 

Het inschrijfformulier

Hieronder is een lijst weergegeven met de gegevens die verzameld worden op het inschrijfformulier en waarop staat voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om gebruik te maken van de diensten van de vereniging. De gegevens die verstrekt zijn via het inschrijfformulier worden opgeslagen in het algemene ledenbestand. Deze worden opgeslagen op een beveiligde server waar alleen het bestuur en de Technische Commissie van N.S.H.C. Apeliotes toegang tot hebben. Daarnaast worden deze gegevens opgeslagen in een digitaal administratieprogramma. Met de beheerders van dit administratieprogramma is een verwerkersovereenkomst afgesloten. De persoonsgegevens worden bewaard tot en met oktober van het collegejaar waarin het lid- of donateurschap wordt opgeheven bij N.S.H.C. Apeliotes via de gangbare procedure voor opzegging, d.w.z. via een e-mail naar [email protected] voor 1 juni. Daarna worden de gegevens verwijderd, tenzij het lid aangeeft zijn lidmaatschap om te zetten naar reünist. Als een persoon opnieuw lid of donateur wil worden, dient hij of zij opnieuw een formulier in te vullen.

*Lidmaatschapsgeld is bepaald en goedgekeurd door de ALV, tevens afhankelijk van type lidmaatschap
**N.S.H.C. Apeliotes vertrouwt haar leden erop dat de door hen ingevulde contactpersoon ervan op de hoogte wordt gesteld in de administratie van N.S.H.C. Apeliotes te zijn opgenomen.

Daarnaast kan door de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen aan N.S.H.C. Apeliotes gevraagd worden om bepaalde gegevens die bij de inschrijving zijn ingevuld te verstrekken. Dit om de studentstatus van de leden en daarmee de ledenlijsten te controleren. Hierbij gaat het om de naam van het lid, de status van de student, het studentnummer en sportkaartnummer. Met het ondertekenen van deze privacyverklaring wordt akkoord gegaan met het verstrekken van de hierboven genoemde gegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum, het Radboud Fonds en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen voor het aanvragen van subsidies.

Voor het inschrijven voor competities kunnen bovenstaande gegevens gedeeld worden met de Koninklijke Nederlandse Hockeybond en competitieleiding.

Bij het ondertekenen van het inschrijfformulier wordt dus toestemming gegeven voor het verwerken van de persoonsgegevens. 

Inzien en aanpassen van uw gegevens

Het is altijd mogelijk om bij het bestuur uw verzamelde persoonsgegevens in te zien en om een verzoek tot wijzigen, aanvullen of verwijderen van de gegevens in te dienen. Voor alle gegevens geldt dat u zelf wijzigingen dient door te geven aan het bestuur, wanneer daar sprake van is. 

Bezwaar maken

Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen het verzamelen van persoonsgegevens. Indien de grond van N.S.H.C. Apeliotes zwaarder weegt dan het bezwaar, kan N.S.H.C. Apeliotes ervoor kiezen om het verwerken voort te zetten. Als er alleen bezwaar is tegen het verstrekken van (bepaalde) persoonsgegevens aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, dan kan dit ook aan N.S.H.C. Apeliotes gemeld worden. Indien N.S.H.C. Apeliotes al persoonsgegevens heeft verstrekt aan de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, dan zal N.S.H.C. Apeliotes de Radboud Universiteit, het Radboud Sportcentrum en de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen op de hoogte stellen van de beperking van de persoonsgegevens. 

Meldplicht bij een datalek

N.S.H.C. Apeliotes heeft een meldplicht als er sprake is van een datalek. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat er zorgvuldiger omgegaan wordt met persoonsgegevens en dat de beveiliging hiervan in orde is. Er is sprake van een datalek als er verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens (zoals bovenaan beschreven) plaatsvindt. Mocht een datalek plaatsvinden, dan is N.S.H.C. Apeliotes verplicht dit te melden aan haar leden. Voor meer informatie hierover, verwijzen wij u naar het protocol datalek.

Afbeeldingsvoorwaarden

Tijdens activiteiten van N.S.H.C. Apeliotes worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. De vereniging ziet het hierbij als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Door middel van dit formulier bent u op de hoogte van waar deze foto’s geplaatst kunnen worden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de diensten van studenten N.S.H.C. Apeliotes. De vereniging zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld. 

1. Website

De foto’s die worden gemaakt op activiteiten worden op de website van N.S.H.C. Apeliotes geüpload. De afbeeldingen van activiteiten zijn openbaar toegankelijk, als promotie voor N.S.H.C. Apeliotes. Foto’s worden gefilterd voordat ze op de website worden geplaatst. 

2. (Sociale) media

Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden op de sociale mediakanalen van N.S.H.C. Apeliotes. De sociale media bestaan uit: Facebook, Instagram, Snapchat en LinkedIn. Ook kunnen foto’s geplaatst worden in de nieuwsbrief, het verenigingsblad Apelioterie en in de almanak of het jaarboek. In het verenigingsblad worden sfeerfoto’s geplaatst en in de almanak of het jaarboek worden ook persoonlijke foto’s voorzien van een naam geplaatst.  De (sociale) mediakanalen zijn openbaar toegankelijk.

Plaatsing van foto’s gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen aan het bestuur worden doorgegeven. Ook na plaatsing kan een bezwaar nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen.